在華天動力所定義的智慧協(xié)同中，智慧流程是主要面向執(zhí)行層人員的辦公工具，它以事務(wù)為線索，聯(lián)接組織辦公和業(yè)務(wù)辦公兩大部分，整合各部門、崗位、人員、信息、數(shù)據(jù)、知識，構(gòu)成了企業(yè)80%以上的辦公活動，是實現(xiàn)智慧管理和智慧決策的基礎(chǔ)。
那智慧流程的特征是什么呢？它必須同時符合以下兩個條件：
1、 實現(xiàn)快樂辦公：
工作流模板和流程要能夠以圖形化的方式任意擴充和修改，具有優(yōu)異的靈活性、易用性和安全性，能夠很好的適應(yīng)企業(yè)制度和人員的變化，能夠方便的檢索和統(tǒng)計流程中的數(shù)據(jù)。協(xié)同軟件中的辦公流程是可視化的，它清清楚楚的顯示在電腦上，只等你來一觸即發(fā)，快捷、快樂的工作。
這部分內(nèi)容我們在《OA工作流之圖形化流程設(shè)計和條件跳轉(zhuǎn)實例》、以及《OA工作流之表單和報表的設(shè)計與應(yīng)用實例》中有所介紹，此處不再贅述。
2、 消除信息孤島：
這是智慧流程一個非常重要的特征，因為消除信息孤島，已經(jīng)成為企業(yè)最普遍的需求和CIO們最重要的工作內(nèi)容之一，智慧的流程必須能夠靈便的對接其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)交換、流程整合與優(yōu)化。這是我們本文要重點介紹的內(nèi)容。
我們通過一個真實的案例來了解智慧流程是如何實現(xiàn)消除信息孤島的：某公司在協(xié)同軟件上進(jìn)行業(yè)務(wù)員出貨申請單的審批流程管理，但這個流程要和ERP系統(tǒng)有一個交互的過程，如何交互呢？
1、 銷售員在出貨申請單上能夠直接調(diào)用ERP系統(tǒng)中的產(chǎn)品名稱和型號。因為ERP系統(tǒng)內(nèi)建立有幾百種標(biāo)準(zhǔn)化的產(chǎn)品名稱和型號，而且實時更新，如果在OA中再建一套產(chǎn)品數(shù)據(jù)，就和ERP系統(tǒng)之間形成了孤島，無法保持?jǐn)?shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和實時更新。
2、 執(zhí)行完畢的出貨單可以直接轉(zhuǎn)入到ERP系統(tǒng)中，以自動更新ERP中的庫存信息。如果手工來錄入的話會有兩個問題：一則耗費人工而且容易出錯；二則庫存信息不能夠?qū)崟r更新。很顯然，如果協(xié)同軟件不能夠和ERP系統(tǒng)整合起來，將會造成兩個信息孤島，在耗費大量的人力成本之外，還不能夠保證工作的有效性。而企業(yè)建立的系統(tǒng)越多，孤島也越多，最后就變成了“千島湖”，這時候，企業(yè)的信息化建設(shè)其實是已經(jīng)失控了。
通常，廠商們會通過接口（WebService）的方式來實現(xiàn)數(shù)據(jù)整合，而華天動力協(xié)同軟件除了接口以外，更是通過自定義平臺上的流程工具來實現(xiàn)數(shù)據(jù)的整合，這就使其數(shù)據(jù)整合能力相比接口的方式有了本質(zhì)的提升。
用華天動力的話說，接口是一條河，平臺是一個海，當(dāng)你需要一條河的時候，別人給你的是河，而我給你一個海。那么這個海是如何建成的，如何實現(xiàn)上面提到的那個出貨申請單和ERP系統(tǒng)的交互呢？我們可以通過三個步驟簡單了解一下：
1、 新建數(shù)據(jù)源
也就是在協(xié)同軟件中建立與第三方應(yīng)用系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的連接，為數(shù)據(jù)交換和共享做準(zhǔn)備。你可以建立很多個數(shù)據(jù)源，不管這個數(shù)據(jù)源是MySQL、SQLServer還是Oracle，也不用管第三方應(yīng)用系統(tǒng)是C/S還是B/S架構(gòu)，都可以與之建立數(shù)據(jù)源。
2、 獲取外部數(shù)據(jù)
也就是在協(xié)同軟件中提取第三方應(yīng)用系統(tǒng)的數(shù)據(jù)。在下列地方可以使用外部數(shù)據(jù)：
1）關(guān)聯(lián)設(shè)置
當(dāng)流程中表單的一個字段值發(fā)生變化后，其他一個或多個字段會跟著發(fā)生變化。例如：客戶編碼和客戶名稱、客戶電話之間的關(guān)聯(lián)，當(dāng)客戶編碼被改變的時候，對應(yīng)的客戶名稱和客戶電話相應(yīng)發(fā)生關(guān)聯(lián)變化，在這種情況下需要在客戶編碼上設(shè)置關(guān)聯(lián)。
2）提醒設(shè)置
提醒的用處在于：在表單中輸入的時候，系統(tǒng)根據(jù)所輸入的部分文字自動給出備選的信息，供快捷選擇。例如：輸入商品編碼，會提示商品名稱。 3）SQL字段 SQL字段能實現(xiàn)從其他數(shù)據(jù)表中取數(shù)。通過使用外部數(shù)據(jù)源，SQL字段也能訪問其他系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)。
3、 回寫外部數(shù)據(jù)
也就是將在協(xié)同軟件中生成的數(shù)據(jù)回寫到第三方應(yīng)用系統(tǒng)中。這個功能是通過后臺觸發(fā)程序來實現(xiàn)的。后臺觸發(fā)程序分為兩類：畫面后臺觸發(fā)程序和流程后臺觸發(fā)程序。每個畫面都可以設(shè)置一個后臺觸發(fā)程序，一個模塊可以設(shè)置一個流程后臺觸發(fā)程序，提供了審批完成前、審批完成后、每步審批完成前、每步審批完成后等處理接口。
從上面的實例我們可以看出，智慧的流程通過和第三方系統(tǒng)建立數(shù)據(jù)源的方式，以無處不在的接口和隨心所欲的方式實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的共享和交換，而這個過程實現(xiàn)起來也非常的方便，只要了解一些基本的軟件開發(fā)知識（主要是數(shù)據(jù)庫相關(guān)的知識），就可以在畫面上配置實現(xiàn)。
后記：說到消除信息孤島的時候，很多人都要強調(diào)統(tǒng)一規(guī)劃的問題，甚至引導(dǎo)企業(yè)通過一個供應(yīng)商來建設(shè)一攬子解決方案。統(tǒng)一規(guī)劃沒有錯，但實際上絕大部分上規(guī)模的企業(yè)都已經(jīng)建立了各種應(yīng)用系統(tǒng)，基礎(chǔ)已經(jīng)打下來了，要統(tǒng)一規(guī)劃就要推翻重來，這怎么辦？而指望一個供應(yīng)商來建設(shè)所有的系統(tǒng)更是顯得太理想化了，也許IBM有那個實力，但也不見得樣樣都精吧，而且成本壓力呢？技術(shù)風(fēng)險呢？系統(tǒng)風(fēng)險呢？店大欺客呢？恐怕沒幾個企業(yè)敢這么做。
所以，最具價值的技術(shù)是：如何做好現(xiàn)有的各種異構(gòu)系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的整合。
