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數智賦能,全場(chǎng)景覆蓋
千行百業(yè)共同使用的數智協(xié)同辦公平臺
知識管理
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OA辦公系統_OA系統_知識管理_華天動(dòng)力專(zhuān)注OA20年
文檔是企業(yè)重要的智力資產(chǎn)。傳統的文檔以紙質(zhì)文檔為主,而紙質(zhì)文檔在存儲過(guò)程中隨著(zhù)時(shí)間的推移難免不會(huì )出現破損或丟失,在數據量大的紙質(zhì)文檔中查詢(xún)、轉移、復制文檔的時(shí)候都會(huì )耗費大量的工作時(shí)間。隨著(zhù)計算機的出現,電子文檔也隨之產(chǎn)生,多以office文件、pdf文件、HTML文件、純文本文件、圖片文件等形式存在,以計算機盤(pán)片、固態(tài)硬盤(pán)、磁盤(pán)光盤(pán)等化學(xué)磁性物理材料為載體存儲。而在企業(yè)的發(fā)展過(guò)程中,文檔不斷增多,逐漸沉淀為企業(yè)的智力資產(chǎn),那么企業(yè)如何安全有效的管理企業(yè)文檔是企業(yè)管理者關(guān)注的重點(diǎn)問(wèn)題。
華天動(dòng)力知識管理根據客戶(hù)的實(shí)際需求,為用戶(hù)搭建一個(gè)知識積累、共享、應用、創(chuàng )新的平臺。該平臺可以對企業(yè)文檔進(jìn)行權限管理,版本控制,文件保護,全文檢索等功能。

常見(jiàn)問(wèn)題

企業(yè)文檔管理主要存在的現象和問(wèn)題是:
以紙質(zhì)存儲的文檔受時(shí)間的局限性,年久易損,易丟失,查找困難。
電子文檔未有集中管理,則收集統計困難,權責不明。
文檔管理員在交接時(shí),未有詳細文檔說(shuō)明導致文檔查找困難。
文檔權限劃分不明,文件版本劃分混亂,且文檔命名不規范。
文檔安全缺乏保障,無(wú)法有效協(xié)作共享。
異地辦公,文檔查找、傳遞效率低。
 

使用場(chǎng)景

權限分配
知識管理可以設置專(zhuān)門(mén)的文檔管理員,管理員具有知識中心的所有權限,包括新建文檔目錄、新建文件、上傳、下載、刪除、修改文件等等權限,可以對知識管理中的文檔目錄建立權限,設置文檔的允許新建、查看、修改、刪除、下載等權限。
版本控制
在建立文檔目錄的時(shí)候可以啟用版本控制,建立版本號,則在文檔被編輯修改后自動(dòng)進(jìn)行版本編號的記錄。
更新提醒
當知識管理的某個(gè)文檔目錄中有更新文件的時(shí)候,可以提前設置更新文件時(shí)是否通知相關(guān)人員,其通知形式可以分為以郵件、短信或者系統消息的方式傳達給相關(guān)人員,以便及時(shí)查看。
 

功能描述

華天動(dòng)力協(xié)同辦公系統的知識管理,通過(guò)方便、快捷、易用的操作,為廣大企業(yè)用戶(hù)提供了用來(lái)創(chuàng )建和管理大批量文檔的功能。不僅提供文檔的上傳、下載功能,更支持文檔模板的管理,文檔的更新提醒,項目體系的完美支撐,靈活的權限控制,嚴謹的版本管理,全面的報表分析等功能。讓企業(yè)在使用過(guò)程中操作簡(jiǎn)單,查找容易,只要有權限隨用隨取的文檔管理更大大提高了企業(yè)的工作效率。
 

功能組件概覽

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主要功能介紹

我的文檔

我的文檔頁(yè)簽中顯示所有我創(chuàng )建的文檔,包括草稿中、審批中、已失效的文檔。文檔創(chuàng )建人能夠快速在我的文檔中查找自己的文檔,對文檔進(jìn)行編輯、共享、刪除、導入到有權限的工作目錄、導入到知識庫、或者以郵件、通知、公告的形式分享給相關(guān)人員。
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我的收藏

對自己常用的文檔目錄,可以進(jìn)行收藏,被收藏的文檔目錄會(huì )展現在我的收藏頁(yè)簽中,同時(shí)也支持對已收藏的文檔目錄進(jìn)行取消收藏,取消收藏后的目錄將不再顯示在我的收藏頁(yè)簽中。
在我的文檔頁(yè)面中可以通過(guò)我的收藏頁(yè)簽,快速查找自己常用的文檔目錄,并對當前目錄中的文件進(jìn)行維護,也可以在當前文檔目錄中快速創(chuàng )建文檔。在文檔查閱頁(yè)面中可以通過(guò)我的收藏頁(yè)簽,快速查找自己想要查閱的文檔資料。

訂閱審核

沒(méi)有查閱權限的人員需要查看我的文檔時(shí),需要向我發(fā)起文檔訂閱申請。文檔創(chuàng )建人可以在訂閱審核中對對申請訂閱的文檔進(jìn)行統一的審核管理,只有同意訂閱的文檔,訂閱人才能在文檔查閱中進(jìn)行查看。

訂閱歷史

在訂閱歷史中,可以查看我的文檔被別人訂閱的所有歷史記錄。在查找訂閱信息時(shí),可以很詳細的了解查看訂閱文檔的標題、訂閱申請人、申請時(shí)間、訂閱說(shuō)明、訂閱審核時(shí)間和結果。對不能再繼續訂閱的文檔,創(chuàng )建人可執行訂閱收回操作,收回后,文檔的訂閱人就不能再查閱當前文檔了。

我推薦的

在查閱文檔的時(shí)候,可以通過(guò)文檔推薦的方式將文檔共享給沒(méi)有查閱權限的人員。自己推薦給別人的文檔會(huì )記錄在我的推薦頁(yè)面中,在查找推薦記錄時(shí),可以很詳細的查看推薦的文檔標題、推薦的級別、推薦理由以及推薦日期。
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推薦給我的

在別人向我推薦文檔的時(shí)候,不僅可以通過(guò)系統消息提醒并查看推薦的文檔,還可以在推薦給我的頁(yè)簽中查看所有推薦給我的文檔,包括推薦文檔的標題、推薦人、推薦時(shí)間、推薦級別、推薦描述等詳細信息。還可以通過(guò)文檔標題直接查看推薦的文檔內容。
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知識共享

所有用戶(hù)都可以在知識管理中進(jìn)行知識的分享、討論、傳遞和應用,系統提供多種知識共享的方式,包括文檔查閱、文檔訂閱、文檔共享、文檔推薦、知識地圖、知識問(wèn)答、知識社區交流等。通過(guò)多種不拘形式的共享方式來(lái)實(shí)現增強協(xié)同交流和知識共享的目的。

知識門(mén)戶(hù)

知識門(mén)戶(hù)是用戶(hù)所涉及相關(guān)知識內容的統一展現入口,用戶(hù)可以通過(guò)它方便地了解最新知識更新、最新社區動(dòng)態(tài)、專(zhuān)家推薦、知識貢獻、積分排名等。通過(guò)知識門(mén)戶(hù),任何用戶(hù)都可以實(shí)時(shí)獲取最新最熱門(mén)知識內容、尋找到能夠提供幫助的專(zhuān)家、或快速連接到感興趣的相關(guān)知識推薦。
知識門(mén)戶(hù)的使用對象是企業(yè)員工,它的建立和使用可以大大提高企業(yè)范圍內的知識共享,系統提供多種門(mén)戶(hù)標簽,用戶(hù)可以自定義組合不同的門(mén)戶(hù),提高企業(yè)員工的工作效率。
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文檔查閱

對別人共享給我的文檔,可以直接在文檔查閱中進(jìn)行查閱。系統提供三種文檔查閱的方式,按所有文檔目錄查看、按收藏文檔目錄查看、按關(guān)鍵字的方式查看。
在文檔查閱中,對未閱讀的文檔,系統會(huì )有特殊的標記,方便用戶(hù)快速識別哪些文檔是已讀哪些是未讀的,避免重要的未讀文檔被遺忘。對有編輯權限的用戶(hù)還可以在文檔查閱中對文檔進(jìn)行編輯、共享、導入到工作目錄、導入到知識庫、發(fā)送至內部郵件、發(fā)布到信息發(fā)布等操作。
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文檔訂閱

對沒(méi)有查閱權限的文檔,可以在文檔查閱中對文檔發(fā)起訂閱申請。訂閱的時(shí)候可以在所有文檔目錄中查找要訂閱的文檔,也可以在自己收藏的文檔目錄中快速查找要訂閱的文檔。訂閱申請的文檔需要文檔創(chuàng )建人審核同意后才可以查閱。
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在訂閱歷史中可以查看自己的訂閱記錄,包括訂閱文檔的標題,文檔的創(chuàng )建人、申請訂閱的時(shí)間、訂閱說(shuō)明、訂閱審核的時(shí)間、訂閱的狀態(tài)。
在訂閱審核中,可以對別人申請訂閱自己的文檔進(jìn)行審核。
在訂閱收回中,可以對自己同意別人訂閱的文檔進(jìn)行收回操作。
通過(guò)對文檔的訂閱和訂閱收回,可以很方便的實(shí)現文檔的共享管理。

批量共享

對沒(méi)有查閱權限的用戶(hù),比如有新的員工入職、人事或組織機構發(fā)生了變動(dòng)等,需要查看一批原來(lái)無(wú)法查看的文檔,這時(shí)管理員就可以通過(guò)批量共享的方式將某些文檔批量共享給指定的人員。
被批量共享的文檔,查閱人在文檔查閱中可以直接進(jìn)行查看。

知識地圖

根據系統中知識積累的情況,通過(guò)繪制出不同的知識地圖,從而將相關(guān)知識進(jìn)行匯聚。系統提供了5種導航地圖展示模板,方便用戶(hù)將各類(lèi)知識有序化、體系化展現出來(lái)。
對于需要查找的知識,用戶(hù)還可以通過(guò)地圖類(lèi)別快速查找相關(guān)地圖,進(jìn)而通過(guò)地圖引導用戶(hù)快速找到所需的知識。
對于知識地圖中的某一節點(diǎn)的知識,可以直接點(diǎn)擊進(jìn)行查閱,知識的查閱權限來(lái)源于文檔查閱中的權限,對于地圖中沒(méi)有查看權限的知識,同樣可以通過(guò)申請訂閱的方式獲取知識的查看權限。對有先后順序的流程式地圖,還可以控制知識查看的順序,只有某個(gè)節點(diǎn)的知識被查閱后,才可以繼續查看后續節點(diǎn)的知識。
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專(zhuān)家地圖

專(zhuān)家地圖集中顯示各個(gè)領(lǐng)域的專(zhuān)家,按照專(zhuān)家排名和專(zhuān)家類(lèi)別分類(lèi)顯示。通過(guò)專(zhuān)家地圖可以直接查看當前專(zhuān)家的簡(jiǎn)介、擅長(cháng)、發(fā)表的觀(guān)點(diǎn)文檔、專(zhuān)家點(diǎn)評過(guò)的文檔,以及當前專(zhuān)家文檔被分享閱讀、評論、下載的次數。查看某個(gè)專(zhuān)家地圖,還可以具體查看當前專(zhuān)家的熱點(diǎn)文檔、最近讀者。對有查看權限的專(zhuān)家文檔,還可以點(diǎn)擊查看專(zhuān)家文檔,對文檔進(jìn)行評論回復、和專(zhuān)家進(jìn)行線(xiàn)上討論交流。
對工作中的業(yè)務(wù)問(wèn)題,還可以直接向專(zhuān)家提問(wèn),獲得專(zhuān)家的權威解答;或者向專(zhuān)家發(fā)送內部郵件,和專(zhuān)家進(jìn)行線(xiàn)上有效的溝通交流,對專(zhuān)家知識進(jìn)行分享。
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知識問(wèn)答

通過(guò)提問(wèn)、解答的方式快速解決組織內常見(jiàn)的工作問(wèn)題。所有人員都可以共享當前問(wèn)答,可以對別人的提問(wèn)進(jìn)行解答,也可以對別人的解答發(fā)表自己的意見(jiàn),通過(guò)對答案點(diǎn)贊和評論方式與其他用戶(hù)進(jìn)行交流、討論,分享自己的見(jiàn)解,一起共享知識。
同時(shí),系統支持問(wèn)答懸賞,通過(guò)積分懸賞,吸引員工積極的解答問(wèn)題,從而實(shí)現問(wèn)題的高效解決和知識的快速分享。
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知識社區

知識社區通過(guò)發(fā)布帖子的方式分享知識,對感興趣的帖子,用戶(hù)可自愿加入版塊,獲取創(chuàng )建帖子、對別人的帖子進(jìn)行點(diǎn)贊、評論等權限,通過(guò)點(diǎn)贊和評論方式與其他用戶(hù)進(jìn)行交流、討論,分享自身見(jiàn)解及感受,達到交換知識的目的。
同時(shí),系統可設置發(fā)帖及評論的獎勵機制,促進(jìn)員工自發(fā)自愿的分享、交流經(jīng)驗,最大化的挖掘企業(yè)內部的隱性資產(chǎn)。
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工作目錄查看

工作目錄不僅提供了另一種查閱文檔的維度,同時(shí)還提供了一種自定義收藏文檔的方式。有權限的工作目錄管理員可以將自己比較關(guān)注的文檔導入到自己創(chuàng )建的工作目錄中,其他有查看權限的人員就可以直接通過(guò)工作目錄的方式查看相關(guān)文檔。
 
 

特點(diǎn)與優(yōu)勢

統一的知識體系框架

知識管理平臺通過(guò)構建統一的知識管理體系,形成共享且安全的知識發(fā)布、瀏覽、應用體系,以實(shí)現全公司知識共享的知識管理目標。建立統一的知識架構,包括知識分類(lèi)、知識標簽、文檔編號、文檔版本、文檔存放目錄、文檔審批流程等進(jìn)行規范化。各部門(mén)在使用時(shí),可以通過(guò)工作目錄及知識體系目錄的權限來(lái)打造各部門(mén)自己的知識體系,使得公司的知識得到全面的使用并擴展,將分散的知識進(jìn)行有序、有效的整合,提高知識管理的效率和知識利用率。

靈活的權限控制

對于保密的文檔我們可以控制把權限不開(kāi)放給不能看的員工,對于有些只能查看不能編輯的用戶(hù),我們只給他查看權限,甚至可以修改的用戶(hù)我們可以控制他是否可以刪除及下載文件,權限控制到每個(gè)細節,讓文檔管理更為規范、嚴謹。

符合ISO的版本控制

對于企業(yè)多變的文檔信息,多人員操作同一文檔,通常修改記錄很難控制,修改過(guò)程中出問(wèn)題很難查找,有了版本控制所有問(wèn)題迎刃而解,并且我們記錄了修改時(shí)間和修改人,方便后續的問(wèn)題處理。該功能也為企業(yè)實(shí)現ISO文檔化提供了強有力的工具。

動(dòng)態(tài)水印技術(shù)

互聯(lián)網(wǎng)下的移動(dòng)辦公為員工提供了隨時(shí)隨地查閱文檔資料的便利,提升了工作效率,但同時(shí)也存在重要保密文檔被泄密的風(fēng)險。動(dòng)態(tài)水印技術(shù)的應用在一定程度上降低了文檔被泄密的風(fēng)險。在對重要的機密文檔,可設置水印功能,文檔在被查閱時(shí)可動(dòng)態(tài)加載當前閱讀人員的個(gè)人信息作為水印,一旦出現重要資料外泄,可快速追溯相關(guān)人員,尋找傳播的源頭,也在一定程度上對員工的保密意識起到警醒的作用。

電子印章校驗

一個(gè)公司規范性文檔,在經(jīng)過(guò)審批后,加蓋電子印章,然后存儲在知識管理里面,在知識管理中打開(kāi)時(shí),能夠看到上面的電子印章,能夠看到印章的校驗效果。

強大的查詢(xún)功能

知識管理可以對其管理的文件、問(wèn)答、帖子、圖冊進(jìn)行多樣化的查詢(xún),如按文檔名稱(chēng)、關(guān)鍵字,文檔編號,創(chuàng )建人、創(chuàng )建日期等進(jìn)行查詢(xún),如果上述查詢(xún)項目的內容都不清楚,則可以通過(guò)全文檢索的功能對office等文檔的內容進(jìn)行檢索,快速定位到需要的文檔,提高了工作的效率。

多維度知識重組整合

知識管理可以對其管理的文件、問(wèn)答、帖子、圖冊進(jìn)行多樣化的查詢(xún),如按文檔名稱(chēng)、關(guān)鍵字、文檔編號、創(chuàng )建人、創(chuàng )建日期等進(jìn)行查詢(xún),如果上述查詢(xún)項目的內容都不清楚,則可以通過(guò)全文檢索的功能對office等文檔的內容進(jìn)行檢索,快速定位到需要的文檔,提高了工作的效率。

地圖化知識分類(lèi)

根據系統中知識積累的情況,通過(guò)繪制出不同的知識地圖,從而將相關(guān)知識進(jìn)行匯聚,方便用戶(hù)將各類(lèi)知識有序化、體系化展現出來(lái)。對于需要查找的知識,用戶(hù)還可以通過(guò)地圖類(lèi)別快速查找相關(guān)地圖,進(jìn)而通過(guò)地圖引導用戶(hù)快速找到所需的知識。

專(zhuān)家在線(xiàn)答疑解惑

對工作中的業(yè)務(wù)問(wèn)題,還可以直接向專(zhuān)家提問(wèn),獲得專(zhuān)家的權威解答;或者向專(zhuān)家發(fā)送內部郵件,和專(zhuān)家進(jìn)行線(xiàn)上有效的溝通交流,對專(zhuān)家知識進(jìn)行分享。

專(zhuān)家文檔集中查看

通過(guò)專(zhuān)家地圖可以查看當前專(zhuān)家的簡(jiǎn)介、擅長(cháng)、發(fā)表的觀(guān)點(diǎn)文檔、專(zhuān)家點(diǎn)評過(guò)的文檔,以及當前專(zhuān)家文檔被分享閱讀、評論、下載的次數。查看某個(gè)專(zhuān)家地圖,還可以具體查看當前專(zhuān)家的熱點(diǎn)文檔、最近讀者。對有查看權限的專(zhuān)家文檔,還可以點(diǎn)擊查看專(zhuān)家文檔,對文檔進(jìn)行評論回復、和專(zhuān)家進(jìn)行線(xiàn)上討論交流。

社區化知識分享

知識社區通過(guò)發(fā)布帖子的方式分享知識,對感興趣的帖子,用戶(hù)可自愿加入版塊,獲取創(chuàng )建帖子、對別人的帖子進(jìn)行點(diǎn)贊、評論等權限,通過(guò)點(diǎn)贊和評論方式與其他用戶(hù)進(jìn)行交流、討論,分享自身見(jiàn)解及感受,達到交換知識的目的。

文檔利用實(shí)時(shí)監控

系統中存放在各個(gè)不同的文檔目錄中的文檔有很多不同的狀態(tài),在文檔監控中按照文檔狀態(tài)的維度很清晰的顯示出了不同狀態(tài)對應的文檔,文檔管理員可以實(shí)時(shí)監控文檔當前狀態(tài)、共享情況、文檔日志等。
 

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