上一篇文章中，我們了解了協(xié)同軟件的第一架馬車——協(xié)同平臺(tái)，它讓協(xié)同軟件這棵大樹(shù)枝繁葉茂，并能夠不斷生長(zhǎng)，今天我們來(lái)了解另一架馬車——工作流。
如果說(shuō)協(xié)同平臺(tái)是底層技術(shù)，默默無(wú)聞的發(fā)揮光和熱，那么工作流則是功能模塊，看得見(jiàn)、摸得著，它形象生動(dòng)而且無(wú)處不在。協(xié)同軟件中真正意義上的工作流系統(tǒng)遠(yuǎn)非審批流轉(zhuǎn)那么簡(jiǎn)單，而是包括了企業(yè)內(nèi)各項(xiàng)辦公、業(yè)務(wù)和管理活動(dòng)。
無(wú)論是發(fā)布一個(gè)通知、審批一項(xiàng)請(qǐng)款、借閱一份檔案還是申購(gòu)一臺(tái)電腦，都是通過(guò)一個(gè)個(gè)工作流來(lái)完成的。工作流就像在企業(yè)內(nèi)部鋪設(shè)了縱橫交錯(cuò)的管道，打通部門和職權(quán)間的壁壘，讓所有的人都以事務(wù)為中心，遵循工作流的規(guī)范和指令，實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)的高效協(xié)同辦公。
從令如流——是對(duì)工作流作用的最好描述。
華天動(dòng)力認(rèn)為，優(yōu)秀的工作流設(shè)計(jì)能夠充分的讓用戶體驗(yàn)出流程之美，讓協(xié)同辦公真正的成為一種快樂(lè)，而不是負(fù)擔(dān)，那什么是優(yōu)秀的工作流設(shè)計(jì)呢？
我們知道，工作流是由表單和流程構(gòu)成的，表單規(guī)定了做什么，流程規(guī)定了怎么做?；趨f(xié)同平臺(tái)的支持，優(yōu)秀的工作流系統(tǒng)應(yīng)該允許用戶輕松的自定義業(yè)務(wù)流程和表單，配置出符合自身業(yè)務(wù)需求的辦公流程和管理模塊，這要求工作流具有四種極強(qiáng)的特性：
開(kāi)放性：面向服務(wù)架構(gòu)，能夠和業(yè)務(wù)一起成長(zhǎng)，可整合各種流程和數(shù)據(jù)；
靈活性：簡(jiǎn)單的設(shè)置就可以適應(yīng)各種個(gè)性化需求，讓變化成為計(jì)劃的一部分；
易用性：搭建和使用非常簡(jiǎn)單，無(wú)需編碼和了解底層技術(shù)，全圖形化操作界面；
安全性：具有嚴(yán)密、完善的權(quán)限控制機(jī)制，確保流程的規(guī)范和數(shù)據(jù)安全。
下面是一個(gè)用戶自己搭建“辦公用品”管理模塊的實(shí)際案例，這個(gè)搭建過(guò)程是完全在界面上操作的，不需要編寫(xiě)一行代碼。
1、建立一個(gè)“辦公用品”的功能模塊，并設(shè)置該功能的使用人員和維護(hù)人員。
2、建立“辦公用品”功能下的菜單模塊，每個(gè)模塊包括兩個(gè)關(guān)鍵要素：流程和畫(huà)面，以規(guī)定該項(xiàng)工作的辦理過(guò)程和規(guī)范，如下圖示：
流程是由節(jié)點(diǎn)構(gòu)成的，節(jié)點(diǎn)就是每一個(gè)審批動(dòng)作的名稱，如校對(duì)、會(huì)簽、分發(fā)、審批等。每個(gè)節(jié)點(diǎn)都包含相應(yīng)的操作權(quán)限，如打印、修改、回退、蓋章等，表示審批人在該節(jié)點(diǎn)可以進(jìn)行哪些操作。
節(jié)點(diǎn)必須具有一項(xiàng)非常、非常重要的品質(zhì)，那就是可以靈活的進(jìn)行條件跳轉(zhuǎn)，即根據(jù)不同的條件（如金額、崗位、部門、時(shí)間等的不同），選擇不同的流轉(zhuǎn)方向。這樣的好處是可以大大節(jié)省管理員設(shè)置工作流的工作量，一種類型的工作只設(shè)置一個(gè)工作流即可滿足所有人使用。
如下圖示的辦公用品采購(gòu)流程，當(dāng)采購(gòu)金額為1000元以下時(shí)，審批流程為申請(qǐng)人-部門經(jīng)理-采購(gòu)部辦理；當(dāng)采購(gòu)金額等于大于1000元時(shí)，審批流程為申請(qǐng)人-部門經(jīng)理-行政經(jīng)理-采購(gòu)部辦理。
至于表單，它看起來(lái)簡(jiǎn)單，但內(nèi)部機(jī)關(guān)很多。因?yàn)樗烁袷降脑O(shè)計(jì)外，還包括單元格讀寫(xiě)權(quán)限設(shè)置、查詢條件設(shè)置、排序設(shè)置、系統(tǒng)按鈕設(shè)置、表單關(guān)聯(lián)設(shè)置等。這一系列設(shè)置規(guī)定了表單的使用規(guī)范，提高了使用者的便利性，也使不同的表單（相當(dāng)于不同的模塊）之間關(guān)聯(lián)起來(lái)，比如采購(gòu)單的數(shù)據(jù)直接寫(xiě)入到庫(kù)存中，領(lǐng)用單的數(shù)據(jù)直接從庫(kù)存中扣除。
如下圖示，在填寫(xiě)采購(gòu)申請(qǐng)單的時(shí)候，可以直接查詢庫(kù)存和物品。
將所有菜單模塊中的流程和畫(huà)面做好后，你就得到了一個(gè)完整的“辦公用品”管理模塊，如下圖示：
可見(jiàn)，真正意義上的工作流系統(tǒng)非常強(qiáng)悍，它讓協(xié)同軟件的用戶可以關(guān)注于業(yè)務(wù)的優(yōu)化和變化，而非開(kāi)發(fā)技術(shù)，就像變魔術(shù)一樣搭建出各種適合自己的管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)、辦公、決策一體化管理，這正是協(xié)同軟件應(yīng)用的最高境界——隨需應(yīng)變。
