在之前的文章里，我們了解了驅(qū)動(dòng)協(xié)同軟件前進(jìn)的兩駕馬車——協(xié)同平臺(tái)和工作流，今天來說一說最后一駕馬車——智能報(bào)表。
為什么是智能報(bào)表？
說到智能報(bào)表，可能會(huì)有人并不認(rèn)同它是協(xié)同軟件的驅(qū)動(dòng)力之一，因?yàn)樗雌饋硎且粋€(gè)很表層的應(yīng)用，甚至于對(duì)一些小型用戶來說，智能報(bào)表是可有可無的。
之所以有這種觀點(diǎn)是因?yàn)闆]有認(rèn)清協(xié)同軟件的發(fā)展方向，在以前，協(xié)同軟件只是一個(gè)獨(dú)立的小系統(tǒng)，也就是傳統(tǒng)意義上的OA，主要是滿足人們基本的辦公自動(dòng)化需要，將傳統(tǒng)的辦公方式電子化，這時(shí)候企業(yè)只對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行簡(jiǎn)單的處理和流轉(zhuǎn)。
但現(xiàn)在，協(xié)同軟件逐漸成為企業(yè)的信息化中心平臺(tái)，它不再是一個(gè)獨(dú)立的系統(tǒng)。而企業(yè)在實(shí)現(xiàn)了基本的辦公自動(dòng)化之后，對(duì)協(xié)同軟件有了更高的要求，需要它更好的為管理者和決策者服務(wù)，因此對(duì)數(shù)據(jù)的進(jìn)一步挖掘、分析和展示工作就代表了協(xié)同軟件應(yīng)用的新趨勢(shì)和新高度。
如果說協(xié)同軟件是一頂皇冠，那么智能報(bào)表則是皇冠上的明珠。這和企業(yè)信息化建設(shè)的發(fā)展階段是一致的，即硬件——網(wǎng)絡(luò)——軟件——BI（商業(yè)智能）。
智能報(bào)表的作用
望“表”知里——是對(duì)智能報(bào)表作用的最好描述。
數(shù)據(jù)體現(xiàn)了事務(wù)信息，報(bào)表則是各項(xiàng)事務(wù)信息的集中展示，它是為領(lǐng)導(dǎo)者提供決策支持的重要工具。通過對(duì)這些報(bào)表的分析，領(lǐng)導(dǎo)者能夠發(fā)現(xiàn)工作流程中存在的規(guī)律，和管理方式中存在的問題，對(duì)其做出持續(xù)的優(yōu)化和完善。讓領(lǐng)導(dǎo)者的決策精準(zhǔn)化，正是智能報(bào)表的核心價(jià)值。
具體來說，智能報(bào)表的應(yīng)用包含兩個(gè)方面：
一、提取協(xié)同軟件內(nèi)部的數(shù)據(jù)
協(xié)同軟件中審批完畢的表單，如借款單、報(bào)銷單、采購(gòu)單包含了大量的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，審批完畢只是一件事情的結(jié)束，企業(yè)還需要對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、匯總、分析，生成各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表進(jìn)行后續(xù)工作，比如統(tǒng)計(jì)各個(gè)部門在這個(gè)月內(nèi)的借款和支出情況。如果說審批是對(duì)過程的管理，那么報(bào)表就是對(duì)結(jié)果的管理，這個(gè)關(guān)系充分體現(xiàn)了報(bào)表的重要性。
二、提取其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)
為什么要提取其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)呢？你可以讓領(lǐng)導(dǎo)人自己到其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)中去查看數(shù)據(jù)，可是如果企業(yè)內(nèi)部有多個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的話，領(lǐng)導(dǎo)人光記住密碼就要累死了，即使設(shè)置了單點(diǎn)登錄，頻繁的登錄多個(gè)系統(tǒng)也不是件令人愉快的事情。
數(shù)據(jù)整合已經(jīng)成為企業(yè)信息化的重中之重，由于協(xié)同軟件的獨(dú)特定位，它理所當(dāng)然的成為了企業(yè)數(shù)據(jù)整合的中心平臺(tái)。利用接口工具，企業(yè)可以在協(xié)同軟件中提取其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，并和本系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，生成綜合性的報(bào)表提供給領(lǐng)導(dǎo)者查看，使領(lǐng)導(dǎo)者在協(xié)同軟件上可以集中、全面的掌控企業(yè)的經(jīng)營(yíng)信息，而無需切換多個(gè)系統(tǒng)，大大提升了領(lǐng)導(dǎo)者工作的效率和便利性。
智能報(bào)表的實(shí)例
通過華天動(dòng)力內(nèi)嵌的報(bào)表系統(tǒng)能夠生成各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表，對(duì)已經(jīng)審批完畢的表單進(jìn)行各種類型的統(tǒng)計(jì)匯總，如下圖：
也可針對(duì)特定部門、特定日期，顯示對(duì)應(yīng)報(bào)銷單的餅狀圖或柱形圖，如下圖：
作為最終的工作成果，報(bào)表工具為管理者提供了豐富、精確的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，幫助他們做出科學(xué)決策，所以智能報(bào)表的作用是至關(guān)重要的，是協(xié)同軟件的重要組成部分。
