PART1 研發(fā)目的

值班工作是各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位不可缺少的經(jīng)常性工作。進(jìn)一步規(guī)范值班工作管理，嚴(yán)肅值班工作紀(jì)律，確保正常公務(wù)以及突發(fā)事件及時(shí)有效處理，黨政機(jī)關(guān)需要有值班管理系統(tǒng)，便于對值班進(jìn)行統(tǒng)一的管理。

1.1使用場景

值班設(shè)置

對值班人員、法定節(jié)假日、值班規(guī)則、值班電話傳真等基本設(shè)置進(jìn)行統(tǒng)一的管理。

排班管理

針對輪班制度，可以按照設(shè)置的排班規(guī)則進(jìn)行自動(dòng)排班，針對復(fù)雜的排班還可以下載排班表進(jìn)行手動(dòng)排班，然后將排班信息導(dǎo)入到系統(tǒng)中。對于某些臨時(shí)調(diào)班需求，還可以對特定人員的排班進(jìn)行變更操作。

值班電話記錄

值班人員在值班過程中，能夠?qū)⑸舷录?jí)單位的來電信息進(jìn)行詳細(xì)的記錄，包括來電時(shí)間、來電單位、來電內(nèi)容、以及事件的處理結(jié)果等詳情。

值班日志記錄

值班人員在值班結(jié)束時(shí)，能夠記錄詳細(xì)的值班日志，包括值班期間的工作描述、異?；蚓o急情況處理結(jié)果記錄、文件附件處理等進(jìn)行詳細(xì)的記錄。

交接記錄

值班人員在進(jìn)行值班交接的時(shí)候，能夠?qū)χ蛋嗥陂g的物品、文件、以及異常情況進(jìn)行交接登記，有效避免遇事互相推諉的現(xiàn)象。

值班日歷

管理員在進(jìn)行排班安排之后，值班人員進(jìn)入系統(tǒng)后在自己的日程中能夠查看到自己的值班信息，提醒用戶準(zhǔn)時(shí)交接值班。

1.2常見問題

在過去的值班管理中主要存在的現(xiàn)象和問題是：

無值班管理線上平臺(tái)，值班過程通過線下紙質(zhì)記錄，下達(dá)、上傳值班信息不及時(shí)，值班過程無記錄。

交接過程采用手工臺(tái)賬方式，不易保存，追溯值班交接情況不易查找。

員工的值班情況無明確記錄，無法為日后的工作評(píng)估提供有效信息。

無法自動(dòng)統(tǒng)計(jì)員工值班記錄。

無法自動(dòng)生成值班排班，每次需要手動(dòng)排班，增加工作量。

PART2 于高效組織管理的價(jià)值

值班管理，不僅符合黨政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位對值班工作的管理要求，還能夠從對值班規(guī)則、值班人員、排班調(diào)班、值班記錄等方面著手，對值班進(jìn)行全方位管理，在注重功能的同時(shí)，也注重使用者的體驗(yàn)度，盡可能簡化操作。

1.靈活的值班規(guī)則

能夠自定義設(shè)置值班時(shí)間、法定節(jié)假日，設(shè)置白、夜班的值班電話傳真、女職工是否安排值夜班、以及夜班、周末班、節(jié)假日班等多種值班類型的設(shè)置。

2.對值班人員的統(tǒng)一管理

能夠?qū)π枰獏⑴c值班的人員進(jìn)行統(tǒng)一的設(shè)置、排班、調(diào)班。

對參與值班的人員，統(tǒng)一規(guī)范管理電話記錄、值班日志、交接記錄等值班工作的管理，對于歷史值班信息能夠準(zhǔn)確詳細(xì)的查閱。

3.高效的自動(dòng)排班

能夠按照設(shè)置好的值班規(guī)則，快速的自動(dòng)排班、自動(dòng)生成次月的排班表，最大限度的減少排班人員的工作量。

4.快速的人員調(diào)班

為了方便使用，對系統(tǒng)已完成的排班，可以根據(jù)臨時(shí)值班需求，進(jìn)行調(diào)班變更操作，只需要對特定值班日期的人員進(jìn)行變更即可更新排班信息。

5.直觀的排班表

在完成值班排班之后，在值班表上能夠一目了然的查看指定月份下的值班明細(xì)，可以按照時(shí)間、科室、人員等不同維度查看值班表，值班規(guī)則名稱會(huì)簡潔的顯示在對應(yīng)的日期下。

PART3 與眾不同

3.1特點(diǎn)與優(yōu)勢

1.自定義排班規(guī)則

許多企事業(yè)單位存在著這樣的排班難題：不同崗位的員工實(shí)行不同的排班制度，還有一些崗位員工的排班規(guī)則十分特殊，使值班難度系數(shù)直線上升。華天動(dòng)力協(xié)同OA系統(tǒng)支持設(shè)置不同的班組，各個(gè)班組采用不同的排班規(guī)則。

2.休假日設(shè)置靈活方便，日歷展示實(shí)用精確

一年中的節(jié)假日和串休情況對排班工作來說是比較特殊，企業(yè)獨(dú)有的休假制度和休假規(guī)則也是節(jié)假日排班的一個(gè)難點(diǎn)。華天動(dòng)力協(xié)同OA系統(tǒng)可設(shè)置一年的法定假日和串休日，支持快速復(fù)制，支持設(shè)置任意日期的班。設(shè)置好排班后，員工可以查看排班日歷，及時(shí)掌握排班情況。

3.完整的值班歷史記錄

對已經(jīng)生成的值班表，在系統(tǒng)中可以根據(jù)時(shí)間范圍查詢、追蹤歷史值班安排信息。值班人員嚴(yán)格遵守值班安排表，在值班期間、值班結(jié)束、交接值班的時(shí)候，將各種值班記錄詳細(xì)記錄在案。

完整的值班歷史及相關(guān)值班記錄，不僅在上級(jí)機(jī)關(guān)單位監(jiān)查時(shí)能夠全面查閱、及時(shí)指導(dǎo)，還能在處理重大突發(fā)事件時(shí)，根據(jù)當(dāng)時(shí)的值班情況，全面了解事件的歷史，協(xié)助應(yīng)對突發(fā)事件的處理。

4.便捷的應(yīng)用

排班人員不僅能夠設(shè)置靈活的值班規(guī)則，統(tǒng)一的管理值班人員，還能快速的完成值班排班；值班人員可以在系統(tǒng)門戶及自己的日程中很方便的查看到相應(yīng)的值班信息，提醒用戶按時(shí)交接、值班；相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)還能在系統(tǒng)中從不同的維度全面的了解各種值班信息。

3.2與其他模塊的聯(lián)系

考勤管理功能乍一看不算高深，其實(shí)這里面有大量的細(xì)節(jié)需要考慮到，否則很難用起來。因?yàn)槊總€(gè)企業(yè)在考勤管理方面都非常細(xì)致和嚴(yán)格，考勤會(huì)直接影響到員工的績效考評(píng)和薪資核算，如請假、事假扣款情況和年假計(jì)算，而且不同企業(yè)在考勤管理的細(xì)節(jié)方面也會(huì)有很大差異。

3.3對客戶的好處

1.信息全面，錄入便捷

自動(dòng)帶出排班人員及日期，只需填寫值班信息即可，方便快捷。

2.值班信息，方便可查

員工的值班電話、記錄、日志、交接記錄線上記載，方便相關(guān)人員查詢，歷史記錄一鍵查詢。

3.自動(dòng)生成值班表

系統(tǒng)根據(jù)值班排班信息，自動(dòng)生成值班表，一目了然的查看指定月份下的值班明細(xì)。

PART4 功能描述

考勤模塊能夠連接考勤機(jī)取得打卡記錄，能夠根據(jù)考勤配置形成考勤記錄，能夠記錄及維護(hù)加班、請假、串休、外出、出差等不同類型的特殊考勤，能夠查看年假使用情況及剩余天數(shù)，能夠?qū)崟r(shí)查看考勤相關(guān)的各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表。

4.1功能組件概覽

圖表 4.1-1 項(xiàng)目概覽

4.2常用功能介紹

4.2.1值班設(shè)置

在使用值班管理之前，需要完成法定假維護(hù)、值班規(guī)則、排班設(shè)置、自動(dòng)排班設(shè)置、值班排班等相關(guān)設(shè)置。

法定假維護(hù)

在值班排班的時(shí)候，不僅要對周末休息日安排值班人員，還需要對節(jié)假日安排值班人員。所以在使用值班管理前需要設(shè)置當(dāng)年對應(yīng)的法定假。

排班設(shè)置

各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位等在值班中需要配置專職的值班人員，我們可以將需要值班的人員在系統(tǒng)中進(jìn)行統(tǒng)一設(shè)置。

值班規(guī)則

支持設(shè)置值班規(guī)則，包括值班規(guī)則名稱和指定值班的起止時(shí)間等內(nèi)容，用于設(shè)置值班排班時(shí)使用。

圖表 4.2-1 值班規(guī)則

自動(dòng)排班設(shè)置

對于使用輪班制度的機(jī)關(guān)單位，系統(tǒng)支持進(jìn)行排班的設(shè)置，可以針對不同的值班類型選擇對應(yīng)的值班規(guī)則。除了系統(tǒng)設(shè)置的值班規(guī)則外，還有系統(tǒng)默認(rèn)的不值班規(guī)則，對女職工還可以設(shè)置不安排夜班。

圖表 4.2-2 自動(dòng)排班設(shè)置

值班排班

可以按照當(dāng)前月自動(dòng)排班的值班規(guī)則，自動(dòng)生成下個(gè)月的排班表；對于特殊的值班安排，管理員還可以將當(dāng)前排班表下載后進(jìn)行手工排班，然后導(dǎo)入到系統(tǒng)中。為滿足個(gè)別特殊的調(diào)班需求，還可以直接點(diǎn)擊當(dāng)前的排班信息進(jìn)行值班變更操作。

圖表 4.2-3 值班表

4.2.2值班電話

為了確保崗位職責(zé)的落實(shí)，健全日常值班、特殊時(shí)期和應(yīng)急值班的值班體系，提高處理突發(fā)事件的能力，系統(tǒng)分別提供了白班、夜班的電話和傳真，在遇到緊急突發(fā)情況時(shí)，不僅方便外部人員和值班人員的及時(shí)溝通，也能為值班人員及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)緊急情況提供保障。

圖表 4.2-4 值班電話

4.2.3電話記錄

在值班時(shí)往往會(huì)接到上下級(jí)單位的來電，所涉及的與本單位業(yè)務(wù)密切相關(guān)的電話記錄都必須嚴(yán)格記錄到系統(tǒng)中。記錄時(shí)要詳細(xì)記錄來電時(shí)間、來電單位、來電內(nèi)容、及相應(yīng)的處理結(jié)果。

圖表 4.2-5 值班電話

4.2.4值班日志

值班人員在結(jié)束值班時(shí)，需要填寫值班日志信息，記錄值班期間單位的來訪、接收、偶發(fā)事件、巡查監(jiān)測等情況，確認(rèn)各單位各科室值班在崗情況，并登記在案。

默認(rèn)值班日期是最近一次值班日期，也可以選擇之前的值班日期，填寫詳細(xì)的值班日志，還可以上傳值班日志附件。

可以根據(jù)日期、值班類型、值班人員快速查詢值班日志，方便對特殊的人和事的追蹤。

圖表 4.2-6 值班日志

4.2.5交接記錄

為嚴(yán)格交班過程管理，明確交接班雙方的權(quán)利和義務(wù)，避免推諉、扯皮現(xiàn)象，值班人員在交接班時(shí)要將需要繼續(xù)辦理的有關(guān)事項(xiàng)逐項(xiàng)列出，交接清楚， 確保下一班值班人員詳細(xì)了解上一班情況，是否有需要繼續(xù)跟進(jìn)或特別關(guān)注的事宜。

默認(rèn)值班日期是最近一次值班日期，也可以選擇之前的值班日期，填寫交接物品信息、交接文件信息，交接是否有異常以及對異常信息的描述。

圖表 4.2-7 交接記錄

4.2.6值班日歷

管理員在進(jìn)行排班安排之后，值班人員進(jìn)入系統(tǒng)后在自己的日程中能夠查看到自己的值班信息，可以按日、按周、按月、以及列表的方式進(jìn)行查看，將日常工作集中到日程中，可以保證值班工作按時(shí)交接值班。

圖表 4.2-8 值班日歷

PART5 在系統(tǒng)規(guī)劃、實(shí)施與應(yīng)用過程中的注意事項(xiàng)

在使用值班管理之前，需要完成法定假維護(hù)、值班規(guī)則、排班設(shè)置、自動(dòng)排班設(shè)置、值班排班等相關(guān)設(shè)置。這就需要實(shí)施人員和系統(tǒng)管理員充分了解客戶實(shí)際的值班排班相關(guān)情況，以便于在系統(tǒng)中能夠準(zhǔn)確的配置出能夠滿足客戶需求的各項(xiàng)規(guī)則、設(shè)置。