隨著企業(yè)的高速發(fā)展和日漸壯大，越來越多的企業(yè)除了對員工的基本工作倡導(dǎo)高效率輕松辦公的同時，也特別注重員工業(yè)余生活的質(zhì)量和文化底蘊(yùn)的培養(yǎng)，因此不少企業(yè)為員工創(chuàng)建了自己的圖書館，方便員工借閱和學(xué)習(xí)。但是圖書管理員在面對數(shù)以萬計的圖書，頻繁更替的借還書記錄，采用人工記錄不僅工作繁雜，最主要的是容易人情化管理，導(dǎo)致很多重要的圖書在個人手中不歸還，別人又無法借閱。同時，員工借書只能自己到圖書室里找，無法快速借閱到自己想看的圖書。

華天OA辦公系統(tǒng)針對此現(xiàn)象研發(fā)了圖書管理模塊，幫助企業(yè)高效管理圖書，減輕圖書管理員負(fù)擔(dān)，實現(xiàn)員工與企業(yè)的同步發(fā)展。

區(qū)域和圖書管理員的維護(hù)

集團(tuán)型企業(yè)，子公司遍布各個地區(qū)，圖書也會在當(dāng)?shù)剡M(jìn)行管理和維護(hù)，針對這一情況，用戶可根據(jù)需要設(shè)置多個管理區(qū)域，并且每個區(qū)域設(shè)定一個圖書管理人員，便于管理當(dāng)?shù)貓D書；如企業(yè)集中辦公，則可以不必設(shè)置多區(qū)域，直接設(shè)置圖書管理員默認(rèn)管理本企業(yè)圖書即可。

新書登記和其他維護(hù)

圖書管理員可根據(jù)企業(yè)藏書情況，進(jìn)行新書的登記。登記前可建立圖書的分類，在登記時用于圖書類別劃分；新書登記可批量導(dǎo)入和導(dǎo)出操作，幫助圖書管理員快速完成登記操作；除此之外，還可設(shè)置是否允許續(xù)借功能，如允許則可建立默認(rèn)借閱天數(shù)以及距歸還到期前幾天給借閱人發(fā)送提醒消息等。

圖書的借閱和預(yù)約

圖書管理員登記好圖書后，借閱人就可以在圖書一覽中進(jìn)行圖書的瀏覽和借閱了。借閱人可以在在庫圖書中查找所有企業(yè)擁有而未借的圖書并能對其進(jìn)行借閱申請，經(jīng)圖書管理員審批通過后，借閱人就可以到圖書館領(lǐng)取圖書；對于已經(jīng)借出的圖書，借閱人可以通過預(yù)約功能對其預(yù)約，待此圖書歸還后，系統(tǒng)會發(fā)送消息給預(yù)約人方便其及時借閱。

圖書借閱審批

圖書管理員在收到借閱人提出的借閱申請后可對其進(jìn)行同意借閱或拒絕借閱的操作。如同意借閱則借閱人會在我的借閱中看到此條圖書的狀態(tài)，前來領(lǐng)取圖書；如拒絕借閱則由圖書管理員寫明拒絕原因發(fā)送消息給借閱人知曉拒絕的理由。

圖書的查看和續(xù)借

借閱人可在我的圖書中查看圖書的借閱、預(yù)約、歸還情況；對已經(jīng)預(yù)約的圖書可以進(jìn)行取消預(yù)約的操作，借閱中的圖書可以對其進(jìn)行續(xù)借。

圖書的催還和歸還

圖書管理員可以在借閱歷史中查看所有已借圖書的歸還情況，對于到期還沒有歸還的圖書可以對其進(jìn)行催還，相應(yīng)的借閱人就會收到催還提醒；待圖書實際已經(jīng)歸還后，則由圖書管理員對此圖書進(jìn)行歸還操作，歸還后此圖書可被其他人繼續(xù)借閱。

在過去的圖書管理中主要存在的現(xiàn)象和問題是：

缺乏區(qū)域管理和針對此區(qū)域的圖書管理員設(shè)置，使集團(tuán)型企業(yè)無法分地區(qū)管控本地圖書，使用和管理不便。

新書登記無法實現(xiàn)批量錄入，加大圖書管理員工作量；無法進(jìn)行是否續(xù)借和默認(rèn)借閱天數(shù)的設(shè)置，無法實現(xiàn)圖書歸還到期前幾天自動提醒借閱人，使圖書管理系統(tǒng)不智能、不人性。

圖書借閱無法實現(xiàn)多本圖書一同借閱，給借閱人帶來操作上的麻煩；而且對于已經(jīng)借出的圖書無法進(jìn)行預(yù)約，無法第一時間得知圖書的歸還狀態(tài)。

圖書管理員在借閱審核時，無法針對多條借閱申請同時同意或是拒絕，拒絕的申請無法反饋原因給借閱人，讓其了解具體情況，導(dǎo)致反復(fù)申請。

對于已經(jīng)借閱的圖書無法進(jìn)行續(xù)借操作，還需要再次提交借閱申請，給借閱人和圖書管理員帶來二次申請審批的麻煩，而且可能會被他人優(yōu)先借閱，導(dǎo)致無法繼續(xù)查看。

逾期沒歸還的圖書，圖書管理員無法直接通過系統(tǒng)對其進(jìn)行催還提醒，還需通過其他手段催還借閱人；歸還后圖書管理員無法對其進(jìn)行歸還記錄，使圖書仍然在借出狀態(tài)，導(dǎo)致他人無法借閱。

圖書管理的科學(xué)化、智能化、信息化，能夠為企業(yè)減少人力、物力的耗損，提升員工借閱、歸還的便利。針對目前圖書管理中存在的問題，華天OA以圖書管理為主線，在降低維護(hù)成本、日常借閱審批等方面提出了相關(guān)建議。

1.如何實現(xiàn)圖書管理的區(qū)域劃分和圖書管理員的創(chuàng)建？

對于集團(tuán)型企業(yè)，可以在綜合行政—區(qū)域管理中根據(jù)實際需要創(chuàng)建多個區(qū)域，并可將每個區(qū)域均指定一個圖書管理員，使每個區(qū)域獨立管理本區(qū)域圖書，互不干擾；對于非集團(tuán)型企業(yè)，可延用默認(rèn)的區(qū)域設(shè)置，不必再次劃分，直接設(shè)置圖書管理員即可。

2.如何登記新書？

圖書管理員可以在圖書管理—圖書維護(hù)中先進(jìn)行圖書類別的創(chuàng)建，便于在新書登記時進(jìn)行類別的選擇；在新書登記中需選擇所屬類別、填寫書名、ISBN號、圖書編號等信息完成圖書的登記工作，為了方便圖書管理員批量錄入，此處支持導(dǎo)入功能；在圖書維護(hù)中還可以設(shè)置是否允許續(xù)借，如允許則可設(shè)置默認(rèn)借閱天數(shù)以及距離歸還到期前多少天給借閱人發(fā)送提醒。

3.如何借閱圖書？對于已經(jīng)借出的圖書如何預(yù)約？

借閱人可以在圖書管理—圖書一覽中看到所有已登記的圖書信息，在在庫圖書中可以查看所有在庫圖書，并能通過申請借閱功能選擇所需圖書進(jìn)行借閱操作；在已借出圖書中可以查看到所有已經(jīng)借出的圖書，如有想讀的圖書，借閱人可以對其勾選后點擊預(yù)約按鈕，便于在他人歸還時提醒借閱人借閱。

4.圖書的借閱申請如何審批？

借閱人在申請借閱之后，圖書管理員可到圖書管理—借閱審批—待確認(rèn)中查看所有借閱申請，此處可以針對多條借閱申請同時同意借閱，也可針對多條借閱申請?zhí)顚懢芙^原因后拒絕借閱。圖書管理員在借閱審批—已確認(rèn)中可以查看所有已經(jīng)處理過的借閱申請記錄。

5.如何查看圖書的借閱狀態(tài)？已經(jīng)借閱的圖書如何進(jìn)行續(xù)借？

借閱人可以在圖書管理—我的圖書中查看自己借閱圖書的狀態(tài)，在我的借閱中可以查看所有自己預(yù)約中和借閱中的圖書，在借閱歷史中可以查看自己已歸還、審批未通過、或是在審批中的圖書。同時在我的借閱中可以發(fā)起借閱申請、或是取消預(yù)約的圖書，并能對已經(jīng)借閱的圖書填寫續(xù)借的天數(shù)，操作續(xù)借功能；

6.對于逾期沒有歸還的圖書可否進(jìn)行催還？如歸還后如何進(jìn)行歸還登記？

圖書管理員可以在圖書管理—借閱歷史中查看已經(jīng)借閱圖書的歸還情況。對于逾期還未歸還的圖書，圖書管理員可以點擊催還按鈕，給借閱人發(fā)送催還的消息；待圖書歸還后，可由圖書管理員針對此圖書點擊歸還按鈕，進(jìn)行歸還操作，歸還后他人可以再次借閱。

7.如何預(yù)約借閱？

在瀏覽圖書目錄時，對于想借的圖書如果不在庫，可以預(yù)約借閱。當(dāng)圖書歸還后，系統(tǒng)會根據(jù)預(yù)約時間自動給第一預(yù)約人發(fā)送提醒消息。預(yù)約人在收到消息后，能夠選擇是否借閱。

1.獨立的區(qū)域管理

華天OA的圖書管理模塊為客戶提供區(qū)域管理的功能，可建立多個區(qū)域并且為每個區(qū)域設(shè)置管理人員，解決客戶多地域管理圖書的問題，實現(xiàn)每個區(qū)域獨立維護(hù)，互不干擾。

2.全面的登記維護(hù)

圖書管理員可針對新書實現(xiàn)類別劃分和批量導(dǎo)入導(dǎo)出，方便分類管理圖書和減輕新書的逐一錄入的工作量；并且通過借閱設(shè)置中的是否允許續(xù)借，如允許續(xù)借則設(shè)置默認(rèn)借閱天數(shù)、距離歸還到期前幾天給借閱人發(fā)送提醒等信息，為圖書管理提供全面且智能的管理設(shè)置，使用戶能更好的體驗和使用。

3.簡易的借閱預(yù)約

圖書一覽中不僅將所有的可借圖書直接通過在庫圖書的列表展現(xiàn)出來，方便用戶查看，還能在申請借閱中一次申請多本書籍，減少借閱人的重復(fù)操作；對于已經(jīng)借出的圖書，系統(tǒng)還提供一鍵預(yù)約的功能，幫助其預(yù)約此書，待此書歸還后方能提醒借閱人借閱，讓借閱人不錯過每一本好書，整個過程操作簡單，輕松易懂。

4.規(guī)范的借閱審批

圖書管理的借閱審批可展現(xiàn)所有的借閱申請，其中系統(tǒng)將需要確認(rèn)的和已經(jīng)確認(rèn)的申請自動區(qū)分出來，給圖書管理員審批區(qū)分帶來便利，有效的提升了審批效率；在待確認(rèn)中，圖書管理員可以針對多個借閱申請一同處理同意，對拒絕的申請寫明拒絕的原因發(fā)送給借閱人查看，讓其明確了解拒絕的情況，規(guī)范了審批的處理，也避免了反復(fù)借閱帶來的麻煩。

5.貼心的續(xù)借功能

圖書管理為借閱人提供了續(xù)借的功能，方便借閱人直接對已經(jīng)借閱的圖書延長借閱的日期，省去了借閱人二次借閱申請的麻煩，也保證了借閱人可以繼續(xù)閱讀此圖書。

6.方便的催還歸還

系統(tǒng)為圖書管理員提供了所有圖書的借閱歷史，方便圖書管理員查看所有圖書的借出歸還情況。對于逾期沒有歸還的圖書，圖書管理員可以實現(xiàn)一鍵發(fā)送催還消息提醒借閱人，操作簡單方便；對于已經(jīng)歸還的圖書，圖書管理員可以針對圖書的借閱歷史記錄歸還操作，同時歸還日期會顯示在借閱歷史中，讓圖書管理員對圖書的借還去向清楚明確，避免了圖書丟失造成的損失。

1.區(qū)域劃分，節(jié)約成本。

華天OA的圖書管理系統(tǒng)為集團(tuán)型企業(yè)提供區(qū)域劃分的功能，可為不同地域辦公人員實現(xiàn)圖書的獨立管理，獨立維護(hù)，不必建立多套的圖書管理平臺，加大圖書管理范圍，節(jié)約圖書管理成本。

2.操作簡便，省時省力。

華天OA的圖書管理系統(tǒng)是一個智能化、系統(tǒng)化、信息化的圖書管理系統(tǒng)，充分利用計算機(jī)實現(xiàn)對書籍管理、借閱管理等的自動化控制，使圖書管理工作壓力大大減輕；方便友好的用戶界面，簡單便捷的功能操作，完善動態(tài)的數(shù)據(jù)列表將會使圖書管理系統(tǒng)成為圖書管理員的得力助手。

3.規(guī)范管理，秩序井然。

圖書管理模塊擁有圖書登記、圖書瀏覽、圖書預(yù)約、圖書借閱、圖書審批、圖書續(xù)借、圖書催還和圖書歸還等一系列的功能，實現(xiàn)了圖書管理系統(tǒng)化、規(guī)范化，提高了圖書的利用率，有效防止了圖書丟失，使企業(yè)的圖書管理秩序井然。

圖書管理模塊以智能化、系統(tǒng)化、信息化為運轉(zhuǎn)目標(biāo)，實現(xiàn)了圖書的全程跟蹤管理，其中包括圖書的登記、查看、借閱、歸還等情況，使企業(yè)擺脫以往圖書管理耗時耗力、繁雜無序的狀態(tài)，輕松實現(xiàn)了圖書管理便捷規(guī)范的良好效果。

我的圖書分為在庫圖書、已借出圖書、我的圖書和借閱歷史。

在庫圖書下，借閱人可以檢索圖書，查看圖書詳情和申請圖書借閱。

對于已借出的圖書，借閱人可以進(jìn)行預(yù)約借閱。當(dāng)對應(yīng)的圖書被歸還時，系統(tǒng)會發(fā)送提醒消息，提示借閱人，可以發(fā)起相應(yīng)圖書的借閱申請。

我的圖書展示了借閱人借閱中和預(yù)約中的圖書，并且可以進(jìn)行圖書的取消預(yù)約和續(xù)借操作。

借閱人可在借閱歷史下，查看自己發(fā)起所有圖書的借閱申請。

如客戶需要多地區(qū)辦公的人員獨立管理本區(qū)域圖書，則在使用圖書管理之前，先建立區(qū)域。通過區(qū)域維護(hù)設(shè)置多個區(qū)域以及每個區(qū)域所包含的部門，設(shè)置完畢后圖書管理處即可顯示多個區(qū)域名稱，將每個區(qū)域設(shè)置當(dāng)?shù)氐膱D書管理人員即可。區(qū)域圖書管理員建立的內(nèi)容，只有本區(qū)域的人員能夠查看。如客戶是集中辦公，則無需建立區(qū)域，只要在默認(rèn)區(qū)域下設(shè)置圖書管理員。

圖書管理員需在圖書維護(hù)下建立圖書類別、進(jìn)行新書登記，也可以進(jìn)行借閱設(shè)置。

管理員可以通過圖書一覽，查看本區(qū)域所有的在庫圖書、已借出圖書和預(yù)約圖書。并對圖書進(jìn)行借出、歸還和催還操作。當(dāng)圖書管理人員兼任多個區(qū)域的圖書管理員時，可以切換多個區(qū)域進(jìn)行圖書的查看。

圖書管理員可在借閱審批中查看待確認(rèn)和已確認(rèn)的借閱申請，同時待確認(rèn)的借閱申請進(jìn)行審批操作。

圖書管理員可以在“借閱歷史”下查看所有用戶發(fā)起的圖書借閱申請，并可對未歸還的圖書進(jìn)行歸還和催還操作。催還后，圖書的借閱人會收到催還消息提醒。

1.區(qū)域及圖書管理員的設(shè)置

對于分地域管理圖書的企業(yè)來說，在使用圖書管理之前需要先進(jìn)行區(qū)域維護(hù)，設(shè)置區(qū)域圖書管理員和相應(yīng)區(qū)域包含的部門，每一區(qū)域的用戶只能看見自己所在區(qū)域擁有的圖書。

2.權(quán)限設(shè)置

圖書管理模塊是分供于普通借閱人和圖書管理員兩種角色使用，因此在實施過程中要注意在系統(tǒng)管理—權(quán)限組設(shè)置中控制兩種角色的權(quán)限。將圖書一覽、我的圖書菜單給予普通借閱人使用；將圖書維護(hù)、借閱審批、借閱歷史菜單給予圖書管理員使用。

3.圖書類別的設(shè)置

圖書管理員在登記新書之前需要先進(jìn)行圖書類別的創(chuàng)建，用于登記時所屬類別項的選擇。

4.新書登記

正式使用圖書管理模塊前要進(jìn)行新書登記工作，可以逐一登記或是采用導(dǎo)入的形式登記，登記后借閱人方能進(jìn)行圖書的借閱。

5.續(xù)借設(shè)置

圖書管理員需要提前設(shè)置圖書是否允許續(xù)借，如允許續(xù)借則要設(shè)置默認(rèn)的借閱天數(shù)、是否啟用到期提醒、距離歸還到期前幾天給借閱人發(fā)送提醒消息。

北京和楓書緣文化傳播有限公司

北京和楓書緣文化傳播有限公司致力于書籍出版印刷服務(wù)，打造出獨一無二的互聯(lián)網(wǎng)眾籌出版平臺——書緣眾籌網(wǎng)，實現(xiàn)了作者到讀者的無縫連接，為有出書需求的作者提供了最優(yōu)質(zhì)的出版印刷編審服務(wù)。其作為一家從事書籍文化行業(yè)的公司，尤其注重公司自身的企業(yè)文化建設(shè)和員工精神文明建設(shè)。企業(yè)文化，是企業(yè)的靈魂；員工的素質(zhì)，是企業(yè)的核心競爭力，是企業(yè)發(fā)展的原動力。因此，北京和楓書緣文化傳播有限公司在選擇華天OA時較看重與企業(yè)文化和員工精神文明建設(shè)有關(guān)的圖書模塊。圖書模塊既和其公司性質(zhì)相呼應(yīng)，又為其公司企業(yè)文化建設(shè)和提高員工素質(zhì)提供了有力保障。