檔案是一種比較重要的信息資源，檔案管理也是一項作業(yè)量大、復雜繁瑣的工作，多數(shù)企事業(yè)單位均會有獨立的檔案室及專業(yè)的工作人員進行檔案的管理工作。

因傳統(tǒng)的檔案管理無論是在檔案查找借閱還是建檔銷毀上，都需要耗費大量的人力和物力資源?；谶@一現(xiàn)狀，華天OA的技術(shù)團隊研發(fā)出了檔案管理系統(tǒng)，為企業(yè)的檔案管理提供建檔、維護、借閱、收回、銷毀、查詢等功能，為企業(yè)快速、方便、有序的管理檔案提供有力的保障。

檔案的類目、案卷管理

用戶在正式使用檔案管理之前，需要先創(chuàng)建檔案的基本信息，如檔案的密級、保存期限、檔案管理員、類目和案卷等，為之后的檔案創(chuàng)建做好準備工作。類目創(chuàng)建時需要輸入類目名稱、選擇父類目和類目管理員；案卷創(chuàng)建時，需要是類目管理員才能在對應的類目下建立案卷，同時也需建立案卷的編號、名稱、所屬類目、案卷年月、存放位置、保存期限、密級等信息。

檔案的創(chuàng)建維護

企業(yè)在日常工作中所產(chǎn)生的檔案信息，可由檔案管理員統(tǒng)一錄入到檔案中心模塊中。檔案管理員新建檔案時可以填寫檔案編號、名稱，其所屬案卷、保存期限、密級都會根據(jù)選擇的案卷自動帶出，在檔案的存儲方式中可以選擇紙質(zhì)存儲或是電子存儲，如果是電子存儲則需要上傳電子版文件。

檔案的瀏覽查詢

檔案管理最重要的功能之一就是對已有檔案的瀏覽和查詢了，檔案管理員在創(chuàng)建檔案之后可以通過檔案瀏覽菜單對已有的檔案進行查看操作，并且可以通過檔案名稱快速檢索出所需要檔案。

檔案的借閱審核

在日常工作中，當普通員工因工作需要借閱檔案時，可在檔案借閱下發(fā)起申請，明確借閱的日期、預計歸還日期、借閱檔案、借閱事由，提交給檔案管理員或是類目管理員審核。當檔案管理員或類目管理員同意普通員工的申請時，可將員工所需要的檔案選擇出來，形成所需檔案的明細列表，普通員工即可去檔案室借閱紙質(zhì)檔案或是在系統(tǒng)中直接查看電子檔案。

檔案的收回

對于已經(jīng)歸還給檔案管理員的檔案，檔案管理員可以在借閱歷史下將其借閱記錄標記為收回，收回后此檔案的狀態(tài)由借出變?yōu)樵趲鞝顟B(tài)。

檔案的銷毀

對已失效的檔案，經(jīng)相關(guān)領導批準后，可由檔案管理員進行銷毀。檔案管理員可在檔案維護中選擇需要銷毀的檔案，進行銷毀操作，被銷毀的檔案均會留存檔案銷毀記錄，明確銷毀人和銷毀日期，便于日后查找追蹤。

在過去的檔案管理中主要存在的現(xiàn)象和問題是：

檔案的基礎信息設置不全面，無法對檔案密級、保存期限靈活設置；無法設置檔案總管理員，管理檔案中的各項事宜；無法沿用傳統(tǒng)檔案管理術(shù)語，建立類目、案卷、檔案三個級別，使檔案整理不易上手。

原有的檔案建立只能是紙質(zhì)檔案，無法管理電子版檔案，管理模式陳舊。

現(xiàn)有檔案無法生成查看目錄，也無法快速查找所需檔案，使檔案查找速度慢，效率低。

原有檔案借閱是由員工自己瀏覽檔案目錄進行借閱申請，無法由檔案管理員統(tǒng)一分配所需檔案，缺乏檔案管理保密性意識。

檔案無法針對借出情況記錄歸還信息，無法形成借出、歸還的閉環(huán)模式，導致檔案借出后丟失，給企業(yè)帶來損失。

對于已經(jīng)失效的檔案無法進行銷毀，或已經(jīng)銷毀的檔案沒有形成銷毀記錄，記錄銷毀人和銷毀日期，導致無法追蹤查找當時的信息。

對于單位內(nèi)部的系統(tǒng)，如：審批、公文等均需要歸檔，但是目前采用的仍舊是打印歸檔，無法做到直接在系統(tǒng)內(nèi)直接歸檔。

華天OA辦公系統(tǒng)為了幫助企業(yè)建立健全的檔案目錄，加強對企業(yè)檔案的科學管理，有效地保護和利用檔案資料，并針對目前檔案管理中存在的問題，提出了一些管理建議。

1.如何進行檔案的基礎設置？

檔案管理人員在獲取檔案中心的使用權(quán)限以后，可以到檔案設置中設置檔案的基本信息，如：檔案密級、保存期限、檔案管理員、類目維護、案卷維護等內(nèi)容。其中檔案的密級和保存期限用于建立案卷時進行選擇；檔案管理員擁有檔案管理的最高權(quán)限；類目維護中可設置類目名稱、父類目、類目管理員信息，對應的類目管理員可以在自己所管轄的類目下建立案卷，同時完善案卷的編號、名稱、所屬類目、案卷年月、存放位置、保存期限、密級等信息。

2.如何創(chuàng)建檔案目錄？

檔案管理員在檔案維護中可以將企業(yè)的檔案維護到檔案中心下。點擊新建檔案，將檔案的編號、名稱填寫；其所屬案卷、保存期限、密級均沿用案卷設置內(nèi)容，直接顯示出來；存儲方式可以選擇紙質(zhì)存儲和電子存儲，如電子存儲需要上傳電子版文件。同時在此處檔案管理員還可以對已有的檔案進行修改操作。

3.如何查看檔案目錄并快速查找所需檔案？

檔案管理員在建立完善檔案之后，可以在檔案瀏覽中對已有的檔案信息進行查看。系統(tǒng)可以按照檔案維護中的設置自動生成檔案目錄，方便檔案管理員查看檔案信息；同時系統(tǒng)中提供了按照檔案名稱快速檢索到檔案的功能，實現(xiàn)高效率查找。

4.員工如何借閱檔案，如何進行檔案審核？

普通員工如因工作需要需借閱企業(yè)檔案，則可以在檔案借閱中發(fā)起借閱申請，借閱申請中需要填寫借閱日期、預計歸還日期、借閱檔案、借閱事由等內(nèi)容，提交給檔案管理員，如不想借閱還可以對待審批的借閱申請進行撤銷操作。檔案管理員可以在借閱審核中收到員工發(fā)來的借閱申請，經(jīng)領導批準后，如借閱可以針對此申請點擊同意借閱，由檔案管理員將借閱所需的檔案資料選擇，形成檔案明細，確定后方可完成同意借閱的操作，此時員工就可以到檔案室借閱紙質(zhì)檔案或是在系統(tǒng)中直接查看電子檔案了；如領導不同意借閱則由檔案管理員直接針對此條借閱記錄點擊不同意借閱按鈕，駁回員工的借閱申請。

5.借閱檔案如何回收？

檔案管理員可以在借閱歷史中查看所有的借閱記錄信息，對于已經(jīng)歸還的檔案，檔案管理員可以針對此條借閱記錄設置檔案收回操作，收回后其借閱歷史上會顯示實際歸還日期，并且檔案狀態(tài)會改變?yōu)橐褮w還，此時的檔案可以再次借閱。

6.OA系統(tǒng)中其他模塊的數(shù)據(jù)能夠直接歸檔嗎？

對于OA系統(tǒng)內(nèi)部的，如審批、公文、會議紀要、通知公告等，可以直接歸入檔案中心。

7.第三方系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)能夠歸檔嗎？

對于第三方系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，可以通過檔案中心提供的對外接口歸入檔案中心。

8.失效檔案如何銷毀？

對于已經(jīng)失效的檔案，經(jīng)領導許可后，檔案管理員可以在檔案維護中找到此條檔案信息，點擊檔案銷毀按鈕，進行銷毀操作。被銷毀的檔案會留存記錄在檔案銷毀記錄菜單下統(tǒng)一查看，此記錄中保留銷毀人和銷毀日期等信息。

1.全面的基礎設置

檔案設置中不僅可以設置檔案的密級、保存期限、檔案管理員等信息，還能設置檔案存儲的類目和案卷，此處將傳統(tǒng)檔案管理中的術(shù)語沿用下來，幫助檔案管理員能快速了解檔案的基本設置，操作簡單易懂。

2.多種的檔案維護

企業(yè)內(nèi)檔案資料不僅有紙質(zhì)檔案，也有電子類的檔案信息。在華天OA的檔案維護下，檔案管理員可以將這兩種形式的檔案維護到OA系統(tǒng)中，打破傳統(tǒng)檔案單一的管理形式，符合現(xiàn)代化管理，加快信息化進程。

3.便捷的瀏覽查詢

通過對企業(yè)檔案的錄入，OA系統(tǒng)可以自動生成檔案瀏覽目錄，方便檔案管理員查看和整理相關(guān)檔案信息，并且通過檔案名稱的檢索，可將檔案快速定位，減少人為查找所消耗的時間，提高工作效率。

4.規(guī)范的借閱審核

申請人借閱檔案資料，經(jīng)領導審核后，由檔案管理員統(tǒng)一分配，形成檔案資料明細，供借閱人查看，整個工作過程流程化，管理規(guī)范化，同時還可以加強檔案管理的保密性、提升管理安全。

5.強制的收回功能

對于已到歸還日期的檔案資料，檔案管理員在收回紙質(zhì)文件后可以將其標記為收回，對于逾期還未歸還的電子資料，檔案管理員可強制收回，同時記錄歸還日期，變更借閱狀態(tài)。收回功能操作簡單，使用方便，有效的避免了因無歸還造成企業(yè)檔案資料丟失，加強了檔案的管理。

6.明確的銷毀記錄

所有被銷毀的檔案信息均會保留銷毀人和銷毀日期等信息，形成銷毀記錄，便于日后企業(yè)的對此檔案的查找、追蹤，也能為日后的糾紛明確責任。

1.與審批流程的聯(lián)動

對于需要進行審批的檔案借閱申請或是檔案銷毀申請，可以在審批流轉(zhuǎn)中增加相應的審批單，待審批通過后由檔案管理員將相應檔案借出或銷毀。

2.與會議的聯(lián)動

會議產(chǎn)生的會議紀要可以直接歸入檔案中心，歸檔后紀要在會議中不能直接查看。

3.與信息發(fā)布的聯(lián)動

信息發(fā)布的模塊，如通知、公告等可以直接歸入檔案中心，歸檔后，原模塊的任何人將無法再查看該記錄。

4.與審批的聯(lián)動

已經(jīng)完結(jié)的審批記錄由模板監(jiān)控人員在審批監(jiān)控中可以直接歸檔，歸檔后申請人、審批人及所有相關(guān)人員無法再查看到該記錄。

5.與公文發(fā)文的聯(lián)動

已經(jīng)完結(jié)的公文發(fā)文記錄由模板監(jiān)控人員在發(fā)文監(jiān)控中可以直接歸檔，歸檔后申請人、審批人、閱讀人及所有相關(guān)人員無法再查看到該記錄。

6.與公文收文的聯(lián)動

已經(jīng)完結(jié)的公文收文記錄由模板監(jiān)控人員在收文監(jiān)控中可以直接歸檔，歸檔后申請人、審批人、閱讀人及所有相關(guān)人員無法再查看到該記錄。

7.與其它系統(tǒng)的聯(lián)動

其它系統(tǒng)的數(shù)據(jù)可以通過檔案接口歸入檔案中心，對于歸檔后原系統(tǒng)的數(shù)據(jù)要自行處理。

1.全面維護，操作簡單

檔案管理沿用了紙質(zhì)檔案的專業(yè)術(shù)語，分為類目、案卷、檔案三個級別，讓檔案管理員看到后即可了解其中的含義，使其操作簡單，功能易懂；而且檔案創(chuàng)建時不僅可以創(chuàng)建紙質(zhì)檔案還可創(chuàng)建電子檔案并上傳單子文件，使檔案形式多樣，維護全面。

2.快速查詢，提高效率

系統(tǒng)自動根據(jù)檔案管理員維護的檔案信息生成檔案瀏覽目錄，方便檔案管理員快速查看檔案信息，并且通過檔案名稱快速檢索到所需檔案，改變了原有的人工查找模式，提高工作效率。

3.借閱回收，規(guī)范流程

通過對檔案借閱、審核、分配、回收等一體化的管理，不僅規(guī)范了檔案的借閱流程，形成檔案借還系統(tǒng)的閉環(huán)，而且將檔案的借還操作記錄下來，完善了檔案的記錄體系，使檔案使用管理規(guī)范、完整、科學。

4.銷毀記錄，責任明確

對于已經(jīng)失效的檔案資料，經(jīng)審核后由檔案管理員進行銷毀工作，其銷毀人、銷毀時間等信息都會形成銷毀記錄，便于日后出現(xiàn)問題或是糾紛時明確責任，有效的規(guī)避了推諉的現(xiàn)象。

5.開放接口，容納更多歸檔數(shù)據(jù)

檔案中心對外提供歸檔接口，不僅能夠處理OA系統(tǒng)本身需要歸檔的數(shù)據(jù)，還可以接受第三方系統(tǒng)的歸檔數(shù)據(jù) 。

檔案中心模塊是以相關(guān)的行政法規(guī)及實際業(yè)務需求為基礎，實現(xiàn)了檔案的全面維護以及全程跟蹤的管理，其中包括檔案的新建、修改、查看、檢索、銷毀、借閱、收回等情況，使企業(yè)擺脫以往檔案管理復雜無序的狀態(tài)，輕松實現(xiàn)了檔案管理便捷規(guī)范的良好效果。

用戶可以發(fā)起借閱申請，也可以將未審批的借閱申請進行撤銷。并且支持查看檔案借閱申請記錄和借閱歷史。

檔案在正式使用之前需要先進行檔案的基本設置，包括建立檔案密級、保存期限、檔案管理員，并進行類目維護、案卷維護和設置借閱方式等。

用于檔案管理員對系統(tǒng)內(nèi)檔案的維護和銷毀。

檔案管理員可以在檔案瀏覽模塊下查看企業(yè)的所有檔案和借出情況。

用于檔案管理員查看普通用戶發(fā)起的借閱申請，并進行審核。

檔案管理員可以查看所有用戶的檔案借閱記錄和檔案的銷毀記錄，并可將借出的檔案收回。

1.檔案管理員的設置

檔案管理員作為檔案的管理者，他們的工作是將檔案信息維護到OA系統(tǒng)中，并能對檔案進行瀏覽、查詢、借閱審核、回收、銷毀等工作，我們可以將實際的檔案管理者直接作為檔案管理員，到檔案中心—檔案設置—檔案管理員中設置即可，檔案管理員將擁有檔案中心的全部權(quán)利。

2.檔案的基本設置

用戶在使用檔案中心模塊之前需要由檔案管理員完善檔案的密級、保存期限，進行檔案類目和案卷的相關(guān)維護，便于之后的檔案創(chuàng)建。

3.檔案的維護

檔案管理員在創(chuàng)建類目和案卷以后，便可以到檔案維護中將企業(yè)內(nèi)的檔案信息建立在OA系統(tǒng)中，其中會有紙質(zhì)檔案和電子檔案的設置，如果存儲方式選擇的是電子檔案則需要上傳電子文件。檔案維護完畢后，才能正常進行檔案的瀏覽、借閱等操作。

4.使用權(quán)限的設置

綜合行政—檔案中心下的檔案瀏覽、借閱歷史、借閱審核、檔案銷毀記錄、檔案維護、檔案設置菜單一般給予檔案管理員用于檔案的維護和管理；檔案中心下的檔案借閱菜單可給予普通用戶，便于其申請借閱。

青島市高速公路管理處

青島市高速公路管理處成立于1995年，隸屬于青島市交通運輸委員會，所轄青銀高速（青島段）、流亭機場高速、前灣港2號疏港高速、沈海高速、青新高速五條高速公路，共計334.998公里，主要承擔高速公路的收費、養(yǎng)護、路政等管理工作。作為事業(yè)單位，青島市高速公路管理處尤其注重單位內(nèi)部檔案資料的保管與使用。檔案中心模塊的規(guī)范化、流程化、信息化符合客戶對檔案科學管理的需要，其實用性、易用性、便利性更是吸引著客戶的眼球，為客戶決定選擇使用華天動力協(xié)同辦公系統(tǒng)起到了重要的作用。