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[IT專家網]OA系統(tǒng)數(shù)據(jù)整合(1):借款與報銷
     對企業(yè)內部管控要求的提升,使得中國的管理者們對于OA辦公系統(tǒng)的要求越來越高,不但要實現(xiàn)最基本的辦公自動化,更要通過OA辦公系統(tǒng)來實現(xiàn)工作流統(tǒng)一化管理和數(shù)據(jù)整合,傳統(tǒng)的OA辦公系統(tǒng)已經難以滿足企業(yè)的新需求。
    工作流管理是OA辦公系統(tǒng)應用的核心,而借款與報銷這兩個流程,又是很多企業(yè)在OA系統(tǒng)中最通用、最常用的兩個流程。正因如此,基于工作流2.0的思想,對這兩個流程進行整合性管理,可以明顯提升工作的便利性,大大改善工作質量和效率。
    那么如何進行整合性管理呢?根據(jù)華天動力對工作流2.0的定義,流程的整合性管理就是實現(xiàn)數(shù)據(jù)整合,讓OA系統(tǒng)中相關的工作流和數(shù)據(jù)不再孤立運行,而是實時交互和共享,從而消除流程孤島和數(shù)據(jù)孤島,減少不必要的重復工作和人為失誤,提升工作效率和質量。
    通過華天動力OA辦公系統(tǒng)官網(www.floridaadministrativecode.com)上提供的應用實例,我們可以看一下借款和報銷這兩個流程具體是如何實現(xiàn)整合性管理的,其中的數(shù)據(jù)又是如何實現(xiàn)整合的。
    公司要采購一臺打印機,讓IT部的員工“管理員”負責辦理(這個管理員就是OA系統(tǒng)的管理員),管理員在2月28日填寫了一張“現(xiàn)金借支單”,借取3500元準備購買打印機,借支單如下圖示:
  
    經過一番研究和對比,管理員最終購買了一臺性價比最高的打印機,花費了3000元。接下來,管理員需要在OA系統(tǒng)中填寫一個“費用報銷單”,把款項結清,如下圖示:
 
    在這張“費用報銷單”中可以看到,管理員點擊“現(xiàn)金借支單選擇”按鈕,就能將先前的那張借支單調出來,系統(tǒng)在“借支金額”一欄內自動填上原來的借支金額:3500元,同時,系統(tǒng)會自動計算出應退款500元。
    這樣,當這張“費用報銷單”流轉到出納的時候,出納就不必翻找出原先的借支單,也無須用計算器來計算結余金額,就能夠直接沖銷單據(jù),所有數(shù)據(jù)一目了然,是不是非常的方便和快捷呢?這就是工作流2.0的具體應用:實現(xiàn)多流程間的數(shù)據(jù)整合。
    事實上,因為管理員在之前可能有多項借款,所以在他點擊“現(xiàn)金借支單選擇”按鈕的時候,華天動力OA系統(tǒng)會列出一張借款單明細表,他只要選擇本次要沖銷的單據(jù)就可以了,原借款金額、借支單單號就會自動被帶到“費用報銷單”中。
    顯然,工作流2.0面向流程中的數(shù)據(jù)整合,實現(xiàn)流程的整合性管理,極大的提升了工作效率和質量,為企業(yè)提供了全新的應用價值。在華天動力等主流廠商的推動下,OA辦公系統(tǒng)正在超越過去那種簡單的應用模式,更加智能、更加開放,也更加生機勃勃。
關鍵詞: 專家網 數(shù)據(jù) 系統(tǒng)
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